Green Shield Canada (« GSC », « nous », « notre » ou « nos ») respecte votre confidentialité et s’engage à la protéger en se conformant à la présente politique. 

La présente politique décrit : 

Nous n’utiliserons vos renseignements personnels qu’en conformité avec la présente politique, sauf disposition contraire de la loi applicable. Nous prenons des mesures pour nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet sont adéquats, pertinents, non excessifs et utilisés à des fins limitées.

GSC suit dix principes de confidentialité fondés sur les mêmes principes de confidentialité énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada. 

Nous sommes responsables des renseignements personnels dont nous avons la gestion. Nous avons désigné des personnes qui s’assureront du respect de la présente politique.

Notre responsable de la confidentialité est chargé de superviser notre programme de confidentialité, qui comprend des politiques, des procédures et la formation du personnel pour veiller à ce que nos employés respectent ces principes de confidentialité. Le service interne de vérification de GSC vérifie également régulièrement si ces principes de confidentialité sont bien respectés. Voir l’article 10 de la présente politique pour voir les coordonnées de notre responsable de la confidentialité.

Nous déterminerons clairement les fins pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels avant la collecte ou au moment de celle-ci. Lorsque nous autorisons d’autres parties à recueillir des renseignements en notre nom, elles font la même chose. 

Nous vous demandons vos renseignements personnels pour diverses fins liées à l’administration de votre régime de garanties, notamment :  

Nous pouvons également analyser la façon dont vous utilisez nos produits et services, y compris au moyen de nos sites Web et d’autres moyens électroniques. Il peut s’agir de vos préférences pour certains produits, de données démographiques, d’intérêts et d’activités. Si nous connaissons ces renseignements, nous pouvons vous proposer des produits et des services qui sont plus pertinents pour vous. Avec ces renseignements, nous pouvons vous recommander d’autres produits ou services de GSC susceptibles de vous intéresser ou d’intéresser les personnes à votre charge, et vous envoyer des renseignements à leur sujet. Vous pouvez en tout temps vous désinscrire de nos listes de marketing promotionnel, mais nous pouvons toujours communiquer avec vous de temps à autre à propos de sujets qui sont directement liés à l’administration de votre régime de garanties.

Nous avons besoin de votre consentement pour recueillir, utiliser, partager et communiquer vos renseignements personnels, avec certaines exceptions limitées déterminées par la loi. Ces exceptions limitées peuvent comprendre les cas où, pour des raisons d’ordre juridique ou médical ou pour des raisons de sécurité, il peut être impossible ou peu réaliste d’obtenir le consentement de la personne concernée. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, pourvu qu’il n’y ait pas d’obligation légale ou réglementaire empêchant de le faire.  

Pour en savoir plus sur la façon dont nous obtenons votre consentement...

Votre consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite peut être oral ou écrit. Par exemple, lorsque vous signez un formulaire d’adhésion, vous nous donnez votre consentement écrit pour utiliser vos renseignements personnels afin de vous fournir, à vous et aux personnes à votre charge, des prestations. 

Le consentement peut être implicite ou déduit de certaines actions. Par exemple, si vous présentez votre carte d’identification de prestataire à un pharmacien ou à un dentiste au lieu de payer un médicament d’ordonnance ou un acte de pratique dentaire, cela peut être considéré comme un consentement tacite à l’endroit du pharmacien ou du dentiste de fournir vos renseignements personnels à GSC pour obtenir le paiement du service rendu et à l’endroit de GSC de procéder au traitement de la demande de règlement concernée en vue du paiement et de fournir d’autres services.

En ce qui concerne nos groupes et les membres de nos régimes de garanties actuels, nous continuerons à utiliser et à communiquer vos renseignements personnels que nous avons précédemment recueillis conformément à la présente politique de confidentialité, à moins d’avis contraire de votre part. Nous supposerons que votre consentement a été obtenu en ce qui a trait à l’utilisation continue ou à la communication de vos renseignements personnels, en effectuant le traitement de toute demande de règlement en cours ou future que vous pourriez nous soumettre à des fins de remboursement ou d’accès à d’autres services.

Pour en savoir plus sur les circonstances limitées dans lesquelles nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement...

Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement dans les cas suivants :

Pour en savoir plus sur la façon de retirer votre consentement...

Nous accepterons vos demandes de retrait de consentement à notre collecte, utilisation, conservation ou communication de vos renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Si vous retirez votre consentement, nous ne pourrons plus traiter et rembourser vos demandes de règlement au titre de votre régime de garanties.

Nous limiterons la collecte de vos renseignements personnels à celle qui est nécessaire aux fins que nous avons déterminées ou qui est autrement autorisée par la loi.

Pour en savoir plus sur les renseignements que nous recueillons...

Selon le produit ou le service, nous pouvons recueillir ou recevoir des renseignements personnels vous concernant, notamment :

Pour en savoir plus sur les renseignements personnels que nous recueillons ou recevons...

Nous pouvons recueillir ou recevoir des renseignements personnels par le biais :

Nous n’utiliserons ou ne communiquerons les renseignements personnels qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis et qui ont été acceptées, ou qui sont autrement exigées par la loi. Nous ne conserverons les renseignements personnels que pendant aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces fins, ou que si la loi l’exige ou l’autorise.   

Pour en savoir plus sur la façon dont nous communiquons vos renseignements personnels...

Selon le produit ou le service, voici à qui nous pouvons communiquer des renseignements personnels : 

Lorsque nous divulguons des renseignements personnels ou que nous permettons à des personnes à l’intérieur ou à l’extérieur de GSC d’accéder à de tels renseignements, nous prendrons les mesures appropriées pour préserver la confidentialité des renseignements. Cela comprend limiter la communication à ce qui est raisonnablement requis aux fins indiquées dans la présente politique de confidentialité. Nous nous efforcerons de répondre aux demandes de renseignements en ne divulguant aucun renseignement personnel. 

Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons vos renseignements personnels...

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour gérer les produits et services que nous vous fournissons et pendant une période raisonnable par la suite pour satisfaire à nos exigences légales, réglementaires et fiscales. Nous disposons de normes de conservation aptes à répondre à ces exigences. Nous détruisons vos renseignements personnels lorsque nous n’avons plus besoin de les conserver, ou nous les anonymisons. 

Nous nous efforcerons de nous assurer que les renseignements personnels dont nous avons le contrôle sont exacts, complets et aussi à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Pour en savoir plus...

Vous pouvez vérifier vos renseignements personnels afin de vous assurer de leur exactitude.

Pour obtenir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, vous pouvez en faire la demande à nos représentants du Service à la clientèle en composant le 1 888 711-1119 ou, si vous êtes inscrit à l’accès en ligne, rendez-vous sur notre site Web, à www.greenshield.ca et ouvrez une session dans la section réservée aux membres du régime, à la rubrique Services aux membres. La vérification ou la correction de vos renseignements personnels ne s’accompagne d’aucuns frais. Selon les circonstances, il se peut que des frais minimums soient exigés pour les renseignements personnels que vous demandez. Si des frais s’appliquent, nous vous en informerons. Si vous voyez des renseignements qui doivent être corrigés, nous vous aiderons à trouver le moyen approprié de procéder à ces corrections.

Chaque fois que cela est possible, nous corrigerons tout renseignement personnel qui pourrait avoir été confié à un organisme externe. Si un tiers nous a confié des renseignements personnels à votre sujet et que vous nous affirmez qu’ils sont faux, nous vous procurerons le nom et l’adresse de ce tiers pour que vous puissiez faire corriger les renseignements directement auprès de lui.

 

Pour protéger vos renseignements personnels contre toute intrusion, divulgation ou utilisation abusive, nous utiliserons des mesures de protection physiques, administratives et technologiques appropriées qui correspondent à la nature délicate des renseignements dont nous avons la garde.

Pour en savoir plus...

Nos employés qui ont accès à vos renseignements personnels sont sensibilisés aux façons d’en sauvegarder la confidentialité. Dans le cadre des conditions d’emploi qui prévalent chez GSC, tous les employés sont tenus de signer une entente exigeant que tous les renseignements auxquels ils ont accès doivent être traités de façon confidentielle. En outre, ils doivent participer à des programmes annuels de formation et de sensibilisation au respect de la vie privée. Dans le but de protéger nos systèmes et vos renseignements personnels contre tout accès et utilisation non autorisés, nous disposons de normes de sécurité. Ainsi, en tout temps, vos renseignements personnels se trouvent protégés lorsqu’ils sont classés dans nos fichiers de données ou manipulés par nos employés.

Vos renseignements personnels seront conservés dans un environnement sécuritaire, et protégés par des mesures techniques et administratives et des moyens matériels appropriés conçus pour protéger les renseignements contre la destruction accidentelle ou illégale ou la perte accidentelle, la détérioration, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés, ainsi que d’autres formes de traitement illégal jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires à l’administration du régime de garanties, ou aussi longtemps que nécessaire pour conserver les dossiers et à des fins de conformité légale.

Bien que le partage de renseignements personnels soit intrinsèquement risqué, nous appliquons des procédures acceptables sur le plan commercial pour nous assurer que nos systèmes sont sécuritaires. Nous vous informerons en cas de violation de la sécurité des systèmes entraînant la divulgation non autorisée de vos renseignements personnels lorsque nous évaluerons un risque réel de préjudice important pour vous ou vos personnes à charge.

Nous mettrons à votre disposition des renseignements sur nos politiques et procédures et sur la façon dont nous gérons vos renseignements personnels. Pour déposer une demande écrite, voir l’article 10 de la présente politique pour obtenir les coordonnées de notre responsable de la confidentialité.

Si vous nous envoyez une demande écrite, nous vous indiquerons les renseignements personnels que nous détenons sur vous et la façon dont nous les utilisons et les communiquons. Nous vous donnons accès aux renseignements, sous réserve de certaines exceptions autorisées par la loi. Vous pouvez vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de vos renseignements et demander des modifications, le cas échéant.

Veuillez noter qu’il peut nous être impossible de communiquer des renseignements que nous possédons à votre sujet pour les raisons suivantes : 

Nous nous engageons à répondre et à résoudre les questions, inquiétudes et demandes liées à la confidentialité. 

N’hésitez pas à communiquer avec le responsable de la confidentialité de GSC : 

Green Shield Canada

5140, rue Yonge, bureau 2100 

Toronto (Ontario)  M2N 6L7 

Le bureau de la confidentialité de GSC accusera réception de votre demande. Dans les 30 jours qui suivent la réception de votre demande, le responsable de la confidentialité de GSC vous écrira ou vous téléphonera pour vous faire savoir que le problème a été résolu ou, s’il s’agit d’une situation plus complexe, pour vous informer de la nature des mesures supplémentaires qui sont prises et pour vous donner une idée approximative du moment où une solution pourrait être envisagée.

Si vos inquiétudes ne sont pas dissipées, veuillez communiquer avec :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

30, rue Victoria

Gatineau (Québec)

K1A 1H3

Téléphone : 1 819 994-5444

Sans frais : 1 800 282-1376

Télécopieur : 1 819 994-6591

Site Web : www.priv.gc.ca

Nous pouvons de temps à autre réviser notre politique de confidentialité pour tenir compte de modifications dans la législation ou la réglementation, dans nos pratiques de traitement des renseignements personnels, par exemple, ou lorsque nous ajoutons de nouveaux produits ou services. La toute dernière version de la politique régira la façon dont nous traitons vos renseignements personnels et sera toujours accessible à www.greenshield.ca. Vous pouvez déterminer la date de la dernière mise à jour de la présente politique en vous reportant à la date de la dernière mise à jour qui se trouve dans le bas de la présente politique de confidentialité. En continuant à utiliser votre régime de garanties, vous acceptez d’être lié par la politique de confidentialité révisée.

Le programme de reconnaissance vocale interactif (« RVI ») de GSC est une méthode sécuritaire pour accéder à vos renseignements personnels lorsque vous nous appelez ainsi qu’un moyen plus simple pour vous de faire des affaires avec nous, alors que nous continuons à vous protéger et à nous protéger contre les fraudes, les fausses déclarations et d’autres erreurs. 

Lorsque vous vous inscrivez à notre système de RVI, vous nous donnez votre consentement pour utiliser votre mot de passe par empreinte vocale afin de confirmer votre identité. 

Nous ne collecterons que des renseignements pertinents et conformes à la présente politique. 

Chaque fois que vous nous appellerez après vous être inscrit à notre système de RVI, votre empreinte vocale sera authentifiée et votre appel sera transféré à l’un de nos représentants ou à une fonction de RVI en libre-service. Votre empreinte vocale sera utilisée pour remplacer d’autres méthodes de vérification telles que les questions posées par nos représentants. 

Nous n’utiliserons votre empreinte vocale que pour confirmer votre identité; elle ne sera pas utilisée pour désosser, réutiliser ou recréer votre voix. 

Votre empreinte vocale sera chiffrée et conservée conformément aux mesures de protection énoncées à l’article 7 de notre politique de confidentialité, et seules les personnes suivantes pourront y accéder :

Vous pouvez retirer votre consentement pour que nous utilisions votre empreinte vocale, mais ce retrait vous empêchera d’utiliser le système de mot de passe par empreinte vocale à l’avenir, à moins que vous ne vous réinscriviez. Si vous choisissez de retirer votre consentement pour quelque raison que ce soit, votre empreinte vocale sera désactivée et conservée conformément à la présente politique ou dans la mesure permise par la loi.