CONFIDENTIALITÉ

Le respect de votre vie privée et la protection de la confidentialité de vos renseignements ont toujours été au cœur de la conduite de nos affaires et, aux yeux de chaque employé(e) de Green Shield Canada, il s’agit d’une responsabilité. À titre de grand spécialiste en prestations individuelles et collectives des soins de santé et dentaires au Canada, nous nous efforçons de vous offrir le meilleur service à la clientèle qui soit. La gamme des produits et services offerts aux participant(e)s, dans le cadre de nos régimes collectifs et individuels de prestations, ne cesse de s’accroître et la technologie utilisée pour ce faire change constamment. Toutefois, peu importe les changements apportés à nos activités commerciales, nous maintenons notre engagement à protéger et à respecter votre droit à la vie privée et la confidentialité de vos renseignements.

Notre engagement en matière de confidentialité

Green Shield Canada a souscrit un engagement à l’endroit de la protection de tout renseignement personnel qu’elle a recueilli ou qu’elle détient, y compris de tout renseignement confié à une tierce partie dans le but de satisfaire aux exigences aux fins desquelles il a été recueilli. Par renseignement personnel, on entend tout renseignement, consigné ou non, au sujet d’une personne identifiable. Parmi des renseignements personnels considérés comme identifiables, on retrouve le nom, l’âge, le sexe, le numéro d’assurance sociale, l’état de santé, l’historique de l’état de santé, les renseignements de nature financière, les données relatives aux demandes de règlement, etc. Ils englobent également des renseignements qui, une fois comparés à d’autres, permettent d’établir l’identité d’un individu.

Le code de Green Shield Canada en matière de confidentialité

Notre code en matière de confidentialité vous informe de la teneur de nos politiques et procédures relatives à la confidentialité et ils vous éclairent sur les mesures que nous avons prises, afin de nous assurer de la protection de votre vie privée et du respect de la confidentialité de vos renseignements personnels. Le code se fonde sur les exigences propres au Code modèle sur la protection des renseignements personnels, une norme reconnue à l’échelle nationale et élaborée par l’Association canadienne de normalisation (ACNOR). En adoptant ce code, nous envoyons un message percutant au public, à l’effet que nous avons mis en place des politiques et procédures susceptibles de contrôler la cueillette, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels; d’autre part, cela vient renforcer notre engagement actuel sur le plan du service à la clientèle.

Notre code en matière de confidentialité instaure un équilibre entre les droits à la protection des renseignements personnels des participant(e)s, dans le cadre de nos régimes collectifs et individuels de prestations, et la possibilité pour nos employé(e)s de disposer des renseignements dont ils/elles ont légitimement besoin pour offrir le service à la clientèle et respecter nos exigences en matière de ressources humaines. Il s’articule en fonction des principes-clés qui suivent.

Nous sollicitons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

  • Nous assurer de votre identité;
  • Pour vous fournir, à vous et/ou à vos personnes à charge, la protection à laquelle vous avez droit;
  • Pour vous protéger et nous protéger contre les erreurs et la fraude;
  • Pour vous offrir un accès sur une base continue aux autres services de Green Shield Canada.

Consentement

Dès le moment où vous devenez un(e) participant(e), dans le cadre d’un régime collectif et individuel de prestations de Green Shield Canada, vos renseignements personnels ne sont obtenus et utilisés qu’avec votre consentement. Nous voyons à obtenir votre consentement avant de/d’ :

  • Vous offrir une protection;
  • Vous offrir d’autres services de Green Shield Canada;
  • Obtenir, d’utiliser ou de divulguer à d’autres personnes des renseignements à votre sujet, à moins que la loi ne nous force à le faire ou qu’il en aille de la protection de vos intérêts;
  • Utiliser vos renseignements personnels selon des modalités quelconques qui ne vous auraient pas été préalablement explicitées.

Votre consentement peut nous être accordé soit de façon explicite ou tacite. Votre consentement explicite peut être accordé par écrit ou verbalement. Par exemple, lorsque vous signez une fiche d’adhésion, vous nous accordez un consentement écrit d’utiliser vos renseignements personnels aux fins de fournir, à vous et/ou à vos personnes à charge, des prestations; lorsque vous nous soumettez une demande de règlement, vous nous accordez un consentement écrit d’utiliser vos renseignements personnels dans le but de vous rembourser les frais que vous avez engagés à l’égard de prestations reçues.

Votre consentement peut s’avérer tacite ou découler de certains gestes que vous posez. Par exemple, si vous présentez votre carte d’identification de prestataire à un(e) pharmacien(ne)/dentiste au lieu de payer pour un médicament d’ordonnance/acte de pratique dentaire, cela peut être considéré comme un consentement tacite à l’endroit du/de la pharmacien(ne)/dentiste de fournir vos renseignements personnels à Green Shield Canada pour obtenir paiement du service rendu et à l’endroit de Green Shield Canada de procéder au traitement de la demande de règlement qui en découle en vue du paiement et de fournir d’autres services.

En ce qui concerne les participant(e)s, dans le cadre de nos régimes collectifs et individuels de prestations, nous continuerons d’utiliser et de divulguer les renseignements personnels que vous nous avez préalablement confiés conformément à notre code en matière de confidentialité actuellement en vigueur, à moins d’avis contraire de votre part. Nous supposerons que votre consentement a été obtenu en ce qui a trait à l’utilisation continue ou à la divulgation de vos renseignements personnels, en poursuivant le traitement de toute demande de règlement en cours ou future que vous pourriez nous soumettre à des fins de remboursement ou en accédant à d’autres services.

Retrait d’un consentement.

En tout temps, après nous l’avoir octroyé, vous pouvez nous retirer votre consentement, sous réserve de toute disposition légale ou réglementaire à l’effet contraire.

Si vous ne consentez pas à certaines formes d’utilisation de vos renseignements personnels, ou si vous nous retirez votre consentement, nous ne serons pas en mesure d’administrer votre protection. Si c’est le cas, nous vous expliquerons la situation, afin de vous aider à prendre une décision éclairée.

Exceptions en matière de consentement.

Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans votre consentement uniquement lorsque :

Dans une situation d’urgence, votre vie, votre santé ou votre sécurité sont mises en péril; le cas échéant, vous seriez subséquemment informé(e) de cette divulgation; Si nous sommes forcés de divulguer des renseignements personnels pour des motifs juridiques; il se peut que nous soyons tenus de communiquer ces renseignements par un tribunal ou autre instance juridique ou réglementaire; si c’est le cas, notre politique consiste à ne divulguer que les renseignements exigés; Dans une situation où la cueillette des renseignements s’impose dans le but d’enquêter sur des activités inappropriées, telle que la soumission de renseignements frauduleux, et où le consentement de l’individu et la connaissance qu’il/elle aurait pu compromettre la disponibilité ou la justesse des renseignements recueillis.

Nous protégeons vos renseignements personnels contre les erreurs, la perte et l’accès non autorisé.

Nos employé(e)s qui ont accès à vos renseignements personnels sont sensibilisé(e)s aux façons d’en sauvegarder la confidentialité. Dans le cadre des conditions qui prévalent à son emploi chez Green Shield Canada, chaque employé(e) est tenu(e) de signer une entente en vertu de laquelle il/elle se doit de considérer comme confidentiels tous les renseignements auxquels il/elle a accès. En outre, il/elle doit participer à des programmes annuels de formation, afin de le(a) sensibiliser davantage face au respect de la vie privée et à la sécurité des renseignements personnels. Dans le but de protéger nos systèmes et vos renseignements personnels contre tout accès et utilisation non autorisés, nous disposons de normes de sécurité. Ainsi, en tout temps, vos renseignements personnels se trouvent protégés lorsqu’ils sont classés dans nos fichiers de données ou manipulés par nos employé(e)s.

Vos renseignements personnels sont détruits lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Nous ne conservons vos renseignements personnels qu’aussi longtemps que nous en avons besoin pour vous fournir les produits et services auxquels vous faites appel, pour vous offrir des produits et services à titre de participant(e), dans le cadre de nos régimes collectifs et individuels de prestations, et pour une période de temps subséquente raisonnable, ou pour satisfaire à toute exigence de nature juridique, réglementaire ou fiscale. Nous disposons de normes de conservation aptes à répondre à ces exigences. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, nous détruisons vos renseignements personnels ou nous retirons votre nom des renseignements comme tels.

Vous pouvez obtenir et vérifier la justesse de vos renseignements personnels.

Vous pouvez vérifier vos renseignements personnels, afin de vous assurer de leur exactitude. Pour les mettre à jour ou les corriger, et pour permettre le retrait de tout renseignement inexact, vous devez demander au commanditaire de votre régime de nous aviser de ces changements. Pour obtenir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, vous pouvez en faire la demande à nos représentant(e)s du Service à la clientèle en composant le 1-888-711-1119 ou vous pouvez le faire en personne en vous rendant à notre siège social à Windsor en Ontario.

La vérification ou la correction de vos renseignements personnels ne s’accompagne d’aucuns frais. Selon les circonstances, il se peut que des frais minimums soient exigés pour les renseignements personnels que vous demandez. Si des frais s’appliquent, nous vous en informerons.

Veuillez prendre note qu’il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir des renseignements vous concernant et tirés de nos dossiers s’ils contiennent des allusions à d’autres personnes, s’ils sont assujettis à des privilèges juridiques, s’ils contiennent des renseignements appartenant en exclusivité à Green Shield Canada, s’ils s’avèrent trop coûteux à extraire ou qu’il ne soit pas possible de les divulguer pour d’autres considérations d’ordre juridique. Si nous avons obtenu d’autres personnes des renseignements à votre sujet, sur demande de votre part, nous vous informerons de l’identité de la personne ou de l’organisme qui nous les aura confiés.

Nous corrigeons vos renseignements personnels.

Chaque fois que cela est possible, nous corrigerons tout renseignement personnel qui pourrait avoir été confié à un organisme extérieur. Si un tiers, telle qu’une tierce partie agissant à titre d’administrateur de régime de prestations, nous a confié des renseignements personnels à votre sujet dont vous nous affirmez qu’ils sont faux, nous vous procurerons le nom (ou la raison sociale) et l’adresse de cette partie pour que vous puissiez faire corriger les renseignements.

Vous pouvez obtenir l’identité d’une entité à laquelle nous aurions confié des renseignements à votre sujet.

Si vous nous en faites la demande, nous vous informerons de l’identité des entreprises ou organismes extérieurs auxquels nous aurons fourni des renseignements personnels ou nous vous mettrons en communication avec la personne appropriée, à qui vous pourrez poser des questions au sujet de ces renseignements.

Nous faisons promptement écho à vos demandes.

Nous donnerons rapidement suite à votre demande de consultation de vos renseignements personnels et y ferons toujours promptement écho.

Lorsque nous mettons à votre disposition des renseignements personnels, nous protégeons la vie privée des autres personnes.

Il arrive parfois que des fichiers qui contiennent des renseignements à votre sujet en comportent aussi sur d’autres participant(e)s, dans le cadre de nos régimes de prestations, ou qu’ils englobent des informations de nature confidentielle à Green Shield Canada ou qui lui appartiennent en propre. Étant donné que nous devons protéger la confidentialité des renseignements personnels de chacun, de même que leurs droits reconnus par la loi, nous ne pouvons mettre ces fichiers à la disposition de personnes oeuvrant à l’extérieur de Green Shield Canada. Cependant, nous mettrons à votre disposition tout renseignement précis vous concernant contenu dans ces fichiers.

Nous vérifions notre conformité avec le code de Green Shield Canada en matière de confidentialité et souscrivons un engagement à le respecter à la lettre.

Nous avons mis en place des politiques et des procédures, afin d’aider nos employé(e)s à s’en tenir au code de Green Shield Canada en matière de confidentialité. Notre service interne de vérification surveille de façon régulière le respect du code, et ses constatations sont présentées à un comité du Conseil d’administration de Green Shield Canada.Si vous avez des questions ou des plaintes quelconques à formuler au sujet de notre code en matière de confidentialité, ou sur la façon dont nous nous comportons à son endroit, laissez-le-nous savoir immédiatement.

Il nous importe d’apaiser vos inquiétudes.

Green Shield Canada a souscrit l’engagement de vous traiter avec le plus grand respect et la plus totale des considérations et de vous fournir le meilleur niveau de service qui soit. Si vous avez des préoccupations ou des questions quelconques au sujet du respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels, ou toute autre inquiétude concernant la façon dont nous avons composé avec une demande de renseignements personnels, vous pouvez poser l’un des gestes qui suivent.

Communiquez avec le Responsable de la confidentialité de Green Shield Canada.

Téléphonez au bureau du Responsable de la confidentialité de Green Shield Canada en composant le 519 739-1113 ou sans frais au 1 800 265-5615 ou écrivez-lui à :

Responsable de la confidentialité
Green Shield Canada
C.P. 1606
Windsor (Ontario)
N9A 6W1

Envoyez une TÉLÉCOPIE au bureau du Responsable de la confidentialité de Green Shield Canada au 519 739-2253.

Le bureau du Responsable de la confidentialité de Green Shield Canada accusera réception de votre plainte. Dans les deux semaines de la réception de votre demande, le Chef de l’exploitation de Green Shield Canada vous écrira ou vous téléphonera pour vous laisser savoir que le problème a été résolu ou, s’il s’agit d’une situation plus complexe, pour vous informer de la nature des mesures supplémentaires en cours d’implantation et pour vous donner une idée approximative du moment où une solution complète pourrait être envisagée.

Si vos préoccupations demeurent non résolues.

Veuillez communiquer avec :

Le Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

Téléphone: 1 613 995-8210
Sans frais: 1 800 282-1376
Télécopieur: 1 613 947-6850

Site web: www.privcom.gc.ca